Kulttuurikiihdyttämö ry:n
jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Tämä on Kulttuurikiihdyttämö ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 16.3.2021. Viimeisin muutos 10.4.2021.
1. Rekisterinpitäjä
Kulttuurikiihdyttämö ry / Oulu / kulttuurikiihdyttamo@gmail.com
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Jenina Bomström / kulttuurikiihdyttamo@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- yhdistyslaki
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on laissa määrätyn jäsenrekisterin ylläpito, yhteydenpito jäseniin sekä sääntömääräisiin kokouksiin kutsuminen.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi ja kotipaikka, lisäksi puhelinnumero, sähköposti- ja postiosoite, jonka kautta henkilöön saa yhteyden ja jonka kautta lähetetään esimerkiksi kokouskutsut. Yhdistyslain mukaisia pakollisia tietoja ovat nimi ja kotipaikka. Jotta jäsen voidaan kutsua säännönmukaisiin kokouksiin ja hänelle voidaan lähettää lasku jäsenyydestä, tarvitaan myös sähköposti- ja postiosoite. Lisäksi tallennetaan Yritys tai organisaatio, mihin kuuluu ja Oletko vuokralla Pikisaaressa Kulttuurikiihdyttämö TILA Oy:lla.
Pääsääntöisesti tietoja säilytetään sen aikaa, kun henkilö on yhdistyksen jäsen. Henkilön erotessa yhdistyksestä tiedot poistetaan seuraavan vuoden helmi-maaliskuussa eli toimikauden alussa, jolloin henkilön jäsenyys ei ole enää voimassa. Tämän jälkeen henkilöstä jää rekisteriin anonymisoitu tieto jäsenyyden ajasta, jäsenluokasta ja kotipaikkakunnasta, ja näitä tietoja käytetään tilastointiin.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jokaisella yhdistyksen jäsenellä on pyydettäessä oikeus nähdä jäsenrekisteri, josta selviää yhdistyksen jäsenten nimet ja kotipaikkakunnat. Tämän lisäksi tietoja käsittelee yhdistyksen hallitus.
Yhdistyksen sisäisen tiedottamisen sujuvoittamiseksi, yhdistyksen hallitus voi luovuttaa jäsenten sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita Kulttuurikiihdyttämö ry:n jäsenen käytettäväksi yhteydenottoja ja tiedon jakamista varten.
Henkilökohtaisia tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle paitsi voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle (Google Drive- palveluun).
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, jotka yhdistyksen hallitus on hyväksynyt.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostilla yhdistykselle tai toimittaa sille kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Rekisteröidyillä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostilla yhdistykselle tai toimittaa sille kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).